Når man seiler i utlandet gjelder det å ha orden på papirene, både for mannskapet og ikke minst for båten. Førstnevnte var ikke noe problem men når det gjaldt båten viste det seg at der var det lite som var på plass.

Registreringspapir

Alle båter bør ha et dokument som viser hvilket land båten er registrert i, hvem som er eier, båtens navn og et registreringsnummer. I tillegg må dette dokumentet være koblet mot båtens HIN-nummer.

Flere land har flere registere og det er lurt om man benytter det som er anarkejent i utlandet. I Norge har vi Småbåtregisteret, som drives av Det Norske Redningsselskapet, og NOR/NIS som vi til daglig omtaler som Skipsregisteret. Sistnevnte er svært anerkjent og det man helst skal være registrert i når båten tas med til utlandet. Det er ikke noe problem å være registrert i begge registrene.

Velg rett register!

Tintomara er registret i Småbåtregisteret og når vi bestemte oss for å dra på denne turen begynte vi prosessen med å få henne inn i NOR/NIS. Det er over et år siden nå.

Manglende papirer

NOR/NIS har et et sett av krav til dokumentasjon som må på plass for at båten skal kunne registreres. Heldigvis har de bra hjemmesider som gir en god og utførlig oversikt over alt som skal med i en søknad, på plass av dokumentasjon og i hvilken form.

Blant ting som skal sendes inn er bilder som viser HIN-nummeret inngravert i båten. Disse bildene må ikke bare vise nummeret men også selve båten og hvor nummeret er inngravert.

Når man starter registreringen får man et registreringsnummer og det skal freses inn i et hovedskott e.l. Det skal gjøres på et synlig sted, i en gitt font og av en hvis størrelse. Dette skal også fotografers og sendes inn.

Legg litt jobb i å få bra registreringsnummere

Vi fikk bruke vårt kallesignal LE7700 som registreringsnummer. I Småbåtregisteret har vi seilnummeret NOR13915 som registreringsnummer.

Det viste seg etterhvert at jeg manglet en del avgjørende papirer fra verftet for å fullføre registreringen. Papirer som vi skulle ha fått med oss når vi hentet båten fra verftet i La Rochelle.

Det ene var en bekreftelse på at båten ikke var registrert i det franske motstykket til NOR/NIS. Det andre var et fransk skjøte på båten, signert av en som hadde signaturrett for verftet, på det tidspunkt båten ble solgt. Disse skulle være signert og stemplet av notarius. I tillegg var det en del andre papirer som manglet.

Heldigvis kjøpte vi Tintomara direkte fra verftet for ni år siden. Dermed var det lett å vite hvor vi skulle henvende oss for å få orden på papirarbeidet. Vi burde få det som manglet direkte fra Fora Marin. Jeg tok umiddelbart kontakt og i starten gikk dialogen med verftet greit. Vi fikk oversendt det meste og alt så flott ut. Men når vi skulle få orden på de dokumentene som skulle stemples hos notarius ble det helt stille. Jeg forsøkte å få kontakt gjentatte ganger men til ingen nytte. Ingen respons!

Tok sjansen på Småbåtregisteret

Etterhvert som avreisen nærmet seg ble det flere andre ting som fikk høyere prioritet enn å mase på vriene franskmenn. Så når båten ble seilt til Irland hadde hun kun med Småbåtregisterets internasjonale "Boatcard".

Problemet med dette kortet er to ting. For det første står utrolig nok ikke båtens navn der. For det andre er ikke Småbåtregisteret noe man har hørt om i utlandet.

Nesten som å reise uten pass, men med Postbankens "lille røde"

Men heldigvis gikk det greit med Småbåtregisterets "Boatrcard" hele veien frem til Panama. Når noen spurte etter båtens navn, som ikke står på kortet, kunne vi legge frem forsikringspapirene sammen med kortet. Begge disse har med det som kalles for HIN-nummeret på båten, og i forsikringspapirene sto navnet.

HIN skal være unikt for hver båt

HIN er en forkortelse for Hull Identification Number, og kan sammenlignes med bilens chassinummer. Dette nummeret skal alle båter som ikke er hjemmesnekret ha. Det sier noe om i hvilket land og av hvilket verft båten er bygget. Det forteller også i hvilket år og måned båten ble bygget, samt hvilket skrog i rekken det er.

Vi hadde fått signaler fra WorldCruising om at det ikke så ut til at myndigheten på Galapagos ville godta vårt "Boatcard" fra Småbåtregisteret. Når vi kom frem til Las Palmas fikk vi den endelige beskjeden om at vi ikke ville få tillatelse til å besøke Galapagos med mindre vi fikk på plass et skikkelig registreringsbevis. I tillegg fikk vi vite at dette måtte være på plass før vi dro fra Panama, og da ville det påløpe en uspesifisert tilleggsavgift pga. for sent oversendt dokumentasjon.

En forklaring og endelig hjelp

I Las Palmas traff vi en annen RM, ved navn "Mupi". Den var helt ny og eierne der kunne opplyse oss om at Fora Marin, verftet som bygger RM, nylig hadde blitt solgt. Tidspunktet for salget sammenfalt med når vi sluttet å få svar på våre mailer. Via Mupi fikk vi mailadressen til den nye eieren og dermed ble kontakt reetablert. Vedkommende var svært hjelpsom men selvsagt litt fortvilet også. Vi skjønte at han hadde flere saker der papirarbeidet til de forrige eierne ikke hadde vært helt OK. Men han stilte opp og gjorde så godt han kunne.

Kjedelig å rydde etter andre

Et av våre større problemer ble å følge opp all kommunikasjon når vi var midt ute på Atlanteren. Derfor valgte vi å be om hjelp fra advokat. Ikke for å krangle med verftet eller Skipsregisteret men for å sørge for skikkelig fremdrift også når vi ikke kunne gjøre det selv. I ettertid har det vist seg at det var en lur beslutning. Uten den tette oppfølgingen hadde vi ikke fått dokumentet på plass i tide.

3 ulike HIN-nummere

Med de siste papirene på plass dukket det opp to problemer. Det ene, som burde være løsbart, var at en del av dokumentene måtte sendes på nytt til Skipsregisteret, men med signatur og stempel fra notarius. Det skulle blant annet bekreftes at den som hadde signert salgsdokumentet på vegne av verftet den gangen båten ble solgt hadde signaturrett. Det viste seg å ikke være lett, da verftet var solgt. Men mer om det senere.

Velge å vrake i HIN-nummere

Det andre problemet var at Skipsregisteret oppdaget at bildene av båtens HIN-nummer ikke stemte overens med dokumentene jeg hadde sendt inn. Det ble etter en del etterforskning klart at vedkommende som hadde gravert inn nummeret hadde gravert inn fil produksjonsår. I følge det inngraverte HIN-nummeret var båten produsert i 2010 og ikke i 2009 som er tilfelle. I papirene var det heldigvis rett nummer.

Det er slik at HIN-nummeret skal være inngravert flere steder i båten og etter mye leting fant vi det andre stedet. Utrolig nok var også det nummeret feil, men ikke identisk med den første inngraveringen. Her hadde vedkommende fått rett år, men klart å legge til en ekstra bokstav i HIN-nummeret.

Måtte ta saken i egne hender

Det ble klart at dette var en ganske unik situasjon og ingen viste hva vi skulle gjøre. Etter en uke med mye hit og dit tok jeg frustrert saken i egne hender. Jeg gikk på med slipemaskin og fjernet de gamle numrene. Deretter fikk jeg låne en Dremel fra en annen båt. Med den graverte jeg inn riktig HIN-nummer på rett sted. Jeg tok masse bilder av prosessen, slik at man kunne se hvordan jeg slipte bort de gamle numrene og graverte inn nye.

Dette er absolutt ikke "etter boka", men da ingen kunne fortelle meg hva som var rett å gjøre følte jeg at jeg ikke hadde noe valg. Verftet ble veldig fornøyde og etter litt nøling godkjente Skipsregistert det også. Det er tydeligvis ingen praksis for å rette opp slike feil.

Signaturrett

Til sist sto vi tilbake med problemet rundt dokumentasjonen om signaturrett. I EU har man ikke lenger krav til oppbevaring av ymse papirer i 10 år, kun 6. Det så ut til at mye av eldre papirer i Fora Marin var destruert og verftet slet med å kunne vise at den gamle eieren hadde signaturrett da han signerte salgsdokumentene.

Skipsregisteret kom opp med en løsning der dagens nye eier kunne kontrasignere salgsdokumentet og at denne signaturen kunne bevitnes av en notarius. Det ble gjort og alle dokument skannet og oversendt. Vi hadde nå kun få dager på oss til å få alt på plass og få tilsendt et midlertidig registreringsbevis.

Enda en bombe, og en løsning

Så kom siste problem, trodde vi. Skipsregisteret måtte ha alle papirene oversendt fysisk, det rakk ikke med scannede kopier.

Skipsregisteret var fleksible

Nå så det mørkt ut. Det var tvilsomt om papirene ville ankomme Oslo i tide til at vi ville kunne få registreringsbeviset vi så sårt trengte for å kunne besøke Galapagos. Heldigvis hadde Fora Marin brukt den norske konsulen i Bordeaux til å stemple og bekrefte alle papirer. Vedkommende bekreftet overfor Skipsregisteret at papirene var sendt med post. Skipsregisteret var heldigvis litt fleksible og godtok dette. De oversendte oss et midlertidig registreringsbevis som vi kunne sende til agenten som sto for all kommunikasjon med Galapagos. Dette skjedde to dager før siste frist gikk ut. Gjett om vi var glade! Vi fikk dra til Galapagos!

Etterspill

På vei fra Galapagos kom en mail om at Skipsregisteret ikke har fått alle papirene tilsendt fra Frankrike. Hvorfor vet vi ikke, men det løser seg heldigvis uansett.

Tidlig i saken skjønte vår advokat at dette ble en trøblete prosess og startet et parallelt løp der man kan få registrert båten uten all dokumentasjonen fra verftet. Dessverre er det en lengre prosess som aldri hadde blitt ferdig i tide til Galapagos, men den pågår i disse dager og vil forhåpentligvis snart være i havn, slik at vi får vårt endelige registreringsbevis.

Neste gang jeg kjøper båt skal jeg sørge for å få registrert den i NOR/NIS med en gang. Mye lettere det!

Oppdatering 23. april

Fikk nettopp vite at vi har fått vårt endelige registreringsbevis tilsendt fra Skipsregisteret. Hurra!